Cum aleg un serviciu de email?

Dacă știm să utilizăm instrumentul de comunicare electronic, el poate reprezenta un mod eficient de comunicare, altfel devine o frână în calea business-ului și a imaginii companiei. Funcționalitatea serviciului de e-mail este, deja, considerată implicit; la fel cum suntem obișnuiți cu accesul continuu la energie electrică , iar atunci când intervine o  întrerupere, conștientizăm importanța lui datorită impactului  semnificativ, cam la fel se întâmplă și în cazul serviciilor online care au devenit pentru mulți dintre noi o extensie a funcționalității noastre.

Deși pare un lucru simplu, ca doar se stie de când lumea, și în cazul serviciului de email detaliile fac diferența.

Totuși, serviciul de e-mail nu este reglementat,  așa cum se întâmplă în cazul furnizării energiei electrice. Imaginați-vă un serviciu de distribuție de energie electrică oferit de zeci de furnizori: unii ar veni cu fire  îngropate, alții ar folosi cabluri aeriene , unii v-ar racorda la 110V, alții la 220V, unii ar pune siguranțe și contoare, alții nu, unii ar avea circuite de împământare și protecții la supratensiune, în timp ce alții ar putea renunța la acest beneficiu, unii furnizori ar avea circuite redundante din puncte de transformare multiple, alții ar  folosi doar un singur circuit dintr-un punct de transformare învechit și, în cel mai rău caz, nesecurizat.

Cât de ușor v-ar fi să alegeți între atâția furnizori ?

Cum ați putea fi sigur că ați ales cea mai bună soluție, la prețul  corect?

Cam așa se pune problema și în cazul serviciilor de e-mail disponibile la ora actuală pe piață. Deși protocolul de transmisie a e-mailurilor  între serverele de mail nu a suferit modificări majore în ultimii ani, mecanismele de accesare a serverelor de mail pentru deschiderea mailboxurilor sunt într-o evoluție constantă.

Aceste mecanisme de accesare sunt deosebit de importante pentru că ele oferă experiența necesară utilizatorilor pentru a fi productivi și tot ele sunt ținta atacurilor informatice îndreptate asupra sistemelor de mesagerie, atacuri care se concretizează de multe într-un profit pentru inițiatori și într-o lovitură de imagine pentru victime.

Mecanismele de accesare a serverelor de mail se pot împărti în două categorii:

• Sisteme “clasice”, care folosesc protocolul POP3/IMAP pentru accesarea mailboxurilor. Sunt cele mai puțin costisitoare soluții de email, fiind o mulțime de clienți care folosesc acest serviciu gratuit, iar implementarea acestor protocoale se găsește inclusiv pe smartphone-uri și toate sistemele de operare disponibile pe piață. Dezavantajul este că aceste protocoale sunt usor exploatabile folosind atacuri de tip “brute-force” sau “dictionary attack” prin care conturile de email pot fi compromise destul de ușor.
• Sisteme “moderne”, care folosesc protocoale avansate REST API, MAPI(HTTP), implementări customizate pe smartphone-uri, mecanisme de securitate integrate, facilități de sincronizare nativă între mai multe terminale, facilități de auto-configurare a setărilor pentru dispozitive, soluții de indexare avansate etc. De obicei aceste facilități vin cu un cost suplimentar față de variantele “clasice”.

Pe lângă tehnologia folosită între serverul de email și terminal, vă recomandăm să acordați atenție și platformei de hosting, cel puțin din următoarele puncte de vedere:

• De ce mecanisme de redundanță dispune serverul de e-mail? (la nivel de provideri, hardware de tip server, scalabilitate la echipamentul de stocare, switch-uri și echipamente de rutare)
• Ce mecanisme de protecție antivirus/antispam pentru traficul de email sunt disponibile?
• Am loguri de trafic, pot conta pe cineva să investigheze fluxurile de email, să răspundă la solicitări de genul “de ce nu pot expedia mesaj către…”?
• Există un proces de backup pentru serverul de e-mail care să ruleze, cel puțin, zilnic? Am posibilitatea să restaurez anumite mesaje sau chiar mailboxuri în cazul în care am nevoie?
• Am posibilitatea de a aplica reguli de jurnalizare, politici de manipulare a traficului de email în funcție de șabloane customizate?
• Am posibilitatea de a integra identitatea utilizatorilor, astfel încât schimbarea parolei pe calculator să se replice automat și către serverul de email și invers?
• Am posibilitatea de a utiliza mecanisme de autentificare duală pentru interacțiunea cu sistemul de mesagerie?
• Ce reglementări legale se aplică datelor găzduite pe serverul de email?

Serviciul de email este similar cu un costum croit la comandă, nu-ti cumperi ce și-a luat vecinul, pentru că sunt șanse mari să nu ți se potrivească. Îți poți alege materialul, culoarea, croiul, nasturii, tipul gulerului și cusăturile, iar apoi costumul se  ajustează pe măsura ta.

O recomandare  în plus nu strică niciodată!